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Rechtsanwaltskanzlei Dr. Dieter Schedel

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- Kanzlei mit Tätigkeitsschwerpunkt auf EDV-Recht/Computerrecht und Softwareentwicklung -

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Die EDV-Buchhaltung des Rechtsanwalts

(aktualisiert auf das am 1.7.2004 in Kraft getretene Rechtsanwaltsvergütungsgesetz)

Der typische "kaufmännische"  Mandant geht davon aus, dass  sein Anwalt wohl eher harmlose Buchhaltungsaufgaben  zu lösen  hat, kommt  der selbständige Rechtsanwalt doch  bekanntermassen in der Regel  mit einer einfachen Einnahmen-Überschuß-Finanzbuchhaltung  aus;  demgegenüber  erscheinen  sich dem Kaufmann erst  im Zuge (s)einer  Bilanzbuchhaltung "richtige" buchhalterische Problembereiche zu  eröffnen. Dabei übersieht  der Kaufmann jedoch  schnell, dass sich  an die für  ihn im Mittelpunkt  stehende Finanz- bzw.  Sachkontenbuchhaltung bei seinem Anwalt zwei weitere Bereiche in enger Verzahnung anschließen: die Mandanten- und  Forderungskontenbuchhaltung. Während die Finanzbuchhaltung die "fiskalischen Verhältnisse"  gegenüber dem Finanzamt dokumentiert, befasst sich die Mandantenbuchhaltung mit den Einnahmen- und Ausgabenverhältnissen zum Mandanten und die Forderungskontenverwaltung um die Kontenbewegungen zum (Mandanten-)Schuldner hin.

Die Dreiteilung der Anwaltsbuchhaltung...

Die vorbezeichnete Dreiteilung der anwaltlichen Buchführung verleiht einer EDV-getragenen Integrationslösung  eine besondere Effizienz.  Die Finanzbuchhaltung, die in der  Tat regelmäßig als einfache Einnahmen-Überschußrechnung geführt wird, ist bei Kontobewegungen  in den Bereichen Auslagen, Fremdgeld und Honorar  mit den zugehörigen Akten-  bzw. Mandantenkonten notwendigerweise verzahnt; betreffen die  Kontenbewegungen für Schuldnerkonten maßgebliche Kostenentstehungen oder Zahlungseingänge, so ist eine weitere "logische Verzahnung" zu  den Forderungskonten feststellbar.  Eine leistungsfähige anwaltliche EDV-Buchhaltung  hat mithin die  Aufgabe, dem Anwender  einmalig möglichst wenig  Informationen abzuverlangen, mit denen dann integriert die angeschlossenen  Buchhaltungssysteme "umfeldsensitiv"  versorgt werden. Dies bedeutet konkret: Mit einem  eingabeoptimiert erstellten Buchungssatz wird im Idealfall eine  Buchung ausgelöst, die diverse,  nach den Eingabedaten erforderlich werdende Folgebuchungen (auf Wunsch des Anwenders) nach sich zieht.

 Um der  vorbezeichneten Idealfall-Vorgabe Konturen zu  geben, soll ein einfaches Inkassomandat  am Beispiel einer verbreiteten Buchhaltungssoftware für Anwälte verfolgt werden, da beim anwaltlichen Forderungseinzug die Tragweite des  Integraleffektes besonders  deutlich wird;  die Verbuchung (kanzlei-)betriebsbezogener Erwerbsgüter  und Leistungen ist dagegen  als einfache Sachkontenbuchung  in dem  entsprechenden Programm-Modul  "Finanzbuchhaltung" mangels systemübergreifender "Aussenwirkungen" weniger interessant.

Buchführung im Inkassomandat...

Für den  Forderungseinzug hat der  anwaltliche Anwender freilich  zuerst die Stammdaten für  den Mandanten und den  Schuldner in der Stammdatenverwaltung für den gemeinschaftlichen Zugriff sämtlicher Buchhaltungssysteme anzulegen; erst nach Anlage des Schuldners (Gegners) lässt das System - in der Regel  unter der  Registernummer zuzüglich  der Gegneridentifikation (Beteiligtenkennung) - die  Anlage eines Forderungskontos mit den  Eckdaten des Einziehungsanspruchs bzw. der Hauptforderung(en) zu. Per PULLDOWN-Menü "hangelt" sich der  anwaltliche Anwender von nun an  in den zeitlichen Abständen der jeweiligen  Veranlassung durch die  Palette der Massnahmen  aus Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung.

Ausgehend vom anwaltlichen Mahnschreiben...

Das  anwaltliche Mahnschreiben  beginnt den  "Reigen" der kostenauslösenden Vorgänge, indem  es vollautomatisch mit  Hilfe der Forderungskontodaten  als Mahndokument erstellt und ausgedruckt wird, das die verfolgte Hauptforderung und  alle bis  zum spätesten  Zahlungsziel berechneten  Kosten ausweist; abschliessend wird auf Tastendruck allein  aus den soeben berechneten und eingetragenen Kostendaten - also ohne weitere Eintragung eines Buchungssatzes - eine vollintegrierte Mandanten- und  Forderungskontobuchung erzeugt: die Anwaltskosten werden brutto (inklusive  Mehrwertsteuer) als Honorar-Soll in die Aktenbuchhaltung und - gemäß  der obergerichtlichen Rechtsprechung des BFH je nach dem, ob der Mandant vorsteuerabzugsberechtigt ist - netto oder brutto in das  Forderungskonto als vorgerichtliche  Kosten aufgenommen. Leistungsfähige Programme  verfügen im übrigen  automatisch im Zeitpunkt  einer noch "kontolosen Bebuchung" kontextsensitiv die  Anlage eines Akten- bzw. Mandantenkontos sowie  eine Wiedervorlage im  Systemkalender für die  Überprüfung des  Zahlungseinganges bzw.  die Freigabe  der eventuellen  Folgemassnahmen; desweiteren führen entsprechende Programme für "Schreibzugriffe" auf Wunsch aktenspezifische  Protokolldateien, die  Datum, Uhrzeit  und die Beschreibung einer  Massnahme fortlaufend  dokumentieren. Im  Gegensatz zu  den im Vorabschnitt beschriebenen  Anlage- bzw. Basisbuchungen handelt  es sich hier um echte Massnahmenbuchungen, d.h. bei primärer Erstellung eines Massnahmendokuments entstehen  auf Anwenderwunsch quasi  als "Abfallprodukt" kontextsensitiv  Buchungssätze  bzw.  sogar  ein  registerspezifisches Aktenkonto sowie elektronische  Vorgangsprotokolle. Dass einzelne Anwaltsprogramme  bei Mandatsbeginn bzw. im Zuge einer  Erstmassnahme zusätzlich die automatisierte Erstellung von Übersendungszetteln und  Vollmachten (Vorratshaltung durch Akteneinlagerung) unterstützen, wird nur der Vollständigkeit halber angemerkt.

Die Verbuchung von Schuldner-Teilzahlungen...

Buchhalterisch folgenreich  sind Teilzahlungen des Schuldners  im Zuge eines vorgerichtlichen (anwaltlichen) Mahnschreibens.  Auch in diesem Zusammenhang gilt: nur leistungsfähige Programme  vermögen die Problematik einwandfrei zu lösen,  die sich  aus der hier erforderlich  werdenden Anwendung gebührenrechtlicher Besonderheiten des RVG (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz) insbesondere im Zuge der  Mahnbescheidbeantragung über die Restschuld ergeben. Bevor hierzu jedoch in einem nachfolgenden Abschnitt näheres ausgeführt wird, soll zuerst die Verbuchung einer Teilzahlung des Schuldners beschrieben werden. Die  Logistik einer sauberen Programmgestaltung  erfordert, dass tatsächliche Zu- und  Abflüsse auf den Finanzkonten bzw. in  der Kasse des Anwalts zentral über das Modul  Aktenbuchhaltung gebucht werden; dieses Modul verteilt alsdann sachgerecht Zahlungseingänge innerhalb der Aktenbuchhaltung auf die Unterbereiche Honorar, Fremdgeld und steuerfreie Auslagen sowie ggf. auf Finanz-  und Forderungskonto. Voraussetzung  ist mithin, dass die Aktenkontoverwaltung über -  die im  Kontenplan angelegten  anwalts- bzw. referatsspezifischen  -  Mandatskonten  "Auslagen",  "Honorar",  "Fremdgeld" und "Auslagenerstattung" sowie die Mehrwertsteuer- und Vorsteuerkonten zu aktuellen Prozentsätzen  und Geldeingangskonten (Bank/Kasse)  verfügt. Vorliegend bedeutet dies  konkret: die Schuldnerteilzahlung  wird nach der  bestätigten Eingabe eines einzigen, diesbezüglichen Buchungssatzes  auf Anwenderwunsch mit der Folge  verbucht, dass

a) das Aktenkonto  gemäß (abschaltbarer) Prioritätsregelung nach §§ 366, 367 BGB (vorrangige  Kostentilgung) in der  Position "Honorar" automatisch  eine Honorar-Soll-Verrechnung (Gebührensoll für  anwaltl. Mahnschreiben) und eine Zuweisung des Restbetrages auf die Position "Fremdgeld" vorsieht; wären noch Auslagen offen (z.B. für  Einwohnermeldeamtsanfrage zur Schuldneradresse), so wären diese freilich vorrangig bedacht worden;

b) das  Akten- bzw. Mandantenkontojournal  eine einschlägige Kontenbewegung ausweist;

c) die Finanzbuchhaltung (Sachkonten)  in

aa) einem Finanzkonto (Bank/Kasse) um den dort eingegangenen Betrag,

bb) den Konten "Fremdgeld" und "Honorar" (netto) - bei Auslagentilgung auch: Auslagenerstattung - nach gewählter Verteilung (§§ 366, 367 BGB),

cc)  sowie dem  Konto "Mehrwertsteuer  19%" um  die 19%-Differenz  zum Brutto-Honorar erhöht wird;

d) das Sachkontenjournal einschlägige  Dokumentationseinträge über die generierten Buchungssätze unter c) mit  der Anzeige einer automatischen Mehrwertsteuer-Verrechnung bei "Honorar" ausweist;

e) ein  (optionaler) Eintrag in das  zugehörige Forderungskonto (Zahlungseingang auf  Schuldnerkonto) hergestellt wird, so  dass bei einem anschließenden Aufruf  des Forderungskontos  eine exakte  Darstellung der forderungskontospezifischen Verrechnung  gemäß §§ 366,  367 BGB sichtbar  wird; dabei kommt hier ein  "verfeinertes" Verrechnungsmodell zum  Zuge, das -  gemäß Verrechnungspriorität von "links nach rechts" - nach (zinsfreien) Honoraren/Auslagen, Kostenzinsen,  verzinslichen  Kosten,  vorgerichtlichen  Kosten,  Hauptforderungszinsen  und Hauptforderung  unterscheidet (d.h.  eine Zahlung  tilgt die Hauptforderung erst, wenn alle verrechnungstechnisch vorrangigen Kosten gemäß vorgegebener Reihenfolge getilgt sind!).

Integration total...

Als  Zwischenbilanz bleibt  festzuhalten: Ungeachtet  der Wiedervorlagenautomatik und  der Vorgangsprotokollierung hat  das System mit  Hilfe des "Ausgangsdatensatzes" vier Journaleinträge erzeugt  und acht Kontenstände aktualisiert, d.h. in dem vom  Verfasser verwendeten System wurden vier Datensätze erzeugt und sechs aktualisiert bzw. verändert (vgl. Schaubild). Führt man sich vor Augen, was die Sekretärin allein  im Zuge der Teilzahlung manuell u.a. im globalen Sachkonten-Journal,  im Mandantenkontenblatt der Akte,  in den Forderungskonto-Aufzeichnungen  und dem  Wiedervorlagenkalender zu verbuchen hätte, zeigt  sich die Effizienz des  zentralen, elektronischen Buchhaltungssystems. Dabei darf neben der manuell aufwendigen Verrechnungsmethodik der §§ 366,  367 BGB  nicht vergessen  werden, dass  Mandanten- und Forderungskonto schließlich eine  "dynamisch aktive Pflege" erfahren;  ruft der Anwender beispielsweise  das Zwangsvollstreckungsmodul  einen Tag  nach Verbuchung der Teilzahlung für  die Erstellung eines Massnahmendokuments  auf, so wertet das System freilich automatisch den Tageszinsstand auf das Aufrufdatum mit Hilfe der hardwareseits akkugepufferten Datumsfunktion aus.

Die "automatisierte" Mahnbescheid-Beantragung...

Soweit der Schuldner  keine oder eine nicht vollständige  Zahlung leistet, ist gegen ihn das gerichtliche Mahnverfahren  einzuleiten. Wie bereits weiter oben angeschnitten, stellt die vorgerichtliche  Teilzahlung ein ordentlich arbeitendes EDV-Buchhaltungssystem  vor ein besonderes  Problem: Wird der  Mahnbescheidantrag vorbereitet,  so muß einerseits sichergestellt  sein, dass sich die Mahnbescheid-Hauptforderung auf die noch offene Restsumme erstreckt und die Gebühr für das anwaltliche Mahnschreiben über den Teilzahlungsbetrag  als "sicher verdient"  verbucht wird. Kurz  vor Erstellung des  Mahnbescheid-Antrages weisen  Mandanten- und Forderungskonto allerdings  - gemäß oben beschriebener Buchung - das Honorar-Soll für das anwaltliche Mahnschreiben aus. Eine leistungsfähige EDV-Buchhaltung für den Anwalt "weiß" natürlich, dass es bei der Erstellung eines  Mahnbescheid-Antrages die Buchungen  für das Honorar-Soll zum  Mahnschreiben in  keinem Falle  stehen lassen  kann, da laut Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) Gebühren für ein vorgerichtliches anwaltliches Mahnschreiben teilweise auf die  entsprechenden Anwaltsgebühren für einen Mahnbescheidantrag zu verrechnen sind. Die für das Programm "interessante" Frage ist lediglich  diejenige, ob zwischen  der Buchung des  Honorar-Solls für das anwaltliche Mahnschreiben und der nunmehr anstehenden Buchung des Mahnbescheid-Honorar-Solls eine Teilzahlung gebucht ist.  Ist dies nicht der Fall, so ergibt  sich der  einfache (Teil-)Anrechnungsfall,  d.h. das  System wirft die Honorar-Soll-Buchung heraus und ersetzt sie mit der entsprechenden Differenz einer Honorar-Soll-Buchung für den Mahnbescheidantrag; liegt eine Teilzahlung vor, so muß das Programm die vorhandene Honorar-Soll-Buchung für das  anwaltliche Mahnschreiben mit der Honorar-Soll-Buchung  für eine  sog. Differenzgebühr  aus dem Teilzahlungswert ersetzen.  Soweit die  Auswirkungen auf  das Honorar-Soll  des anwaltlichen Mahnschreibens. Wie  sieht es jedoch  mit der Eintragung  eines Honorar-Solls für die nunmehr anstehende (anwaltliche) Mahnbescheidgebühr aus  ? Im Anrechnungsfall (=keine  Schuldnerzahlung auf Mahnschreiben) gibt  es keine Probleme:  die Sollstellung wird  nach der Löschung  der Mahnschreiben-Soll-Buchung aus  dem unveränderten Streitwert  in die Akten- und Schuldnerbuchhaltung  eingetragen. Eine Schuldnerteilzahlung  bringt jedoch ein  besonderes Problem: die Schuldnerteilzahlung  hat eine Differenzgebühr erzeugt, auf die  die Teilzahlung freilich gemäß §§ 366, 367  ff BGB - wie auch auf weitere vorrangige, vorgerichtliche Kostenpositionen - zu verrechnen ist (vorrangige Kostenverrechnung). Im  Mahnbescheidantrag muß sich die Teilzahlung  also in  einer Verringerung  feststehender vorgerichtlicher  Kosten (nicht anrechenbare Differenzgebühr/andere  vorgerichtliche Kosten) und freilich  einer Streitwertreduzierung  für die  Mahnbescheid-Gebühren bemerkbar machen. Wäre  hiermit die "Spitze des  Eisbergs" erreicht, so wäre  auch dies nicht weiter  bemerkenswert. Richtig schwierig  wird die buchhalterische  Situation jedoch durch eine Abgleichvorschrift aus  dem RVG, nämlich § 15 III RVG. Diese Bestimmung verlangt,  dass der Anwalt eine Verdienst-Obergrenze zu beachten  hat: die Summe von  Differenzgebühr und Mahnbescheid-Antragsgebühr aus  dem Reststreitwert darf  die volle Gebühr aus dem  Ausgangsstreitwert  (Mahnbescheidgebühr, wenn  keine Teilzahlung  erfolgt wäre) nicht überschreiten. Stellt  das anwaltliche  Buchhaltungssystem eine  überschreitung  fest, so  hat es  sich auf  einen Gebührenabgleich "einzustellen". Nachdem ein  Abgleich zur Differenzgebühr hin  aus Gründen der Kontenchronologie und  wegen der Streitwertauswirkungen  auf den Mahnbescheid-Antrag (Hauptforderungstilgung  wächst mit  Senkung der  Differenzgebühr) nicht  in Frage kommt, muß sich zwangsläufig die Mahnbescheidantragsgebühr soweit reduzieren, dass  sie zusammen mit der  Differenzgebühr die vorbezeichnete Verdienstobergrenze  ergibt.  Ein  insoweit  korrekter, EDV-seits vorgenommener "Mindereintrag" im Mahnbescheid-Antrag  insbesondere ohne Herleitungshinweis wird früher sicherlich schon manchen Rechtspfleger bei der Mahnbescheid-Bearbeitung im nicht automatisierten Mahnverfahren zu naheliegenden Überlegungen veranlaßt haben,  hat er doch  "freiwillige" Gebühreneinschränkungen bei  den Anwaltsgebühren nicht der Schlüssigkeitsprüfung zu unterwerfen. Nachdem mittlerweile das automatisierte Mahnverfahren im gesamten Deutschland eingeführt ist und dessen Datenerfassung endlich auch vorgerichtliche Schuldnerteilzahlungen erfasst - eine Kritik unsererseits an der früheren Schuldnerbenachteiligung ist schon anfang der 90er Jahre erfolgt, während effektive Abhilfe erst kürzlich erfolgt ist - wird auch die Abgleichsituation einer wirksamen Prüfung im gerichtlichen Mahnverfahren unterworfen. Was uns immer noch Sorge bereitet ist die Tatsache, dass bestimmte Formen der Abgleichindikation im Falle einer Teilanrechnung der Differenzgebühr (Nr. 2300 VV RVG) im gerichtlichen Mahnverfahren immer noch zufriedenstellend gelöst sind; die Darstellung dieser Problematik sprengt jedoch den vorliegenden Rahmen.

Mahnbescheidantrag nach Teilzahlung...

Dass  der weiter  oben formulierte  Vorbehalt, nur  leistungsfähige Anwaltsprogramme könnten die  vorbezeichnete Problematik "sauber" lösen,  nicht überzogen erscheint, zeigt nicht  nur die Tatsache, dass der  Verfasser selbst verschiedene Anwaltsprogramme kennengelernt hat, die über die Thematik mehr oder weniger oberflächlich  hinweggehen. Wie bereits dargelegt, wurde aber auch das offizielle gerichtliche Mahnverfahren - entwickelt aus dem ehemaligen “Stuttgarter Mahnverfahren” - über Jahre hinweg von einer Software gesteuert, die Abgleichszenarien nur unzureichend behandelt hat. Indessen wird der elektronischen Anwaltsbuchhaltung einiges abverlangt: Das System muß hier Ausgangsstreitwerte zwischenspeichern, Forderungskonteneintragungen qualitativ auswerten und hypothetische Gebührenberechnungen vornehmen, deren Ergebnisse ausgewertet bzw. bedarfsgerecht übernommen werden, um die Abgleichsituation  sachgerecht zu meistern; in einer Netzwerkumgebung sind zudem  durch die interaktiven Manipulationen zwischen  den Buchhaltungssystemen  sachgerechte Datensatzsperren erforderlich, die systemstörende  Eingriffe fremder Arbeitsstationen  ausschließen. Automatisch erstell- und ausdruckbare  Anlageblätter für zahlreiche parallel verwaltete  Hauptforderungen, jederzeitiger  Forderungskontozugriff bzw. -ausdruck, für Sonderfälle abschaltbare Anrechnungs- bzw. Differenzgebührenautomatiken, dynamische Multifunktionsplatzhalter (Daten  aller Mandatsbeteiligter in einem Durchgang übernehmbar) für  beliebig erstellbare  Massnahmendokumente sind Ausstattungsmerkmale, die  eine brauchbare, in  die Forderungskontenverwaltung  eingebettete Zwangsvollstreckungssoftware  als  Standard beherrschen sollte. Darüber hinaus hat die Software auch den elektronischen Mahnbescheidantrag per Datenfernübertragung (Internet) zu unterstützen, d.h. die Einreichung des Mahnbescheidantrags z.B. über EGVP (elektronisches Gerichtsfach), nachdem seit dem 01.12.2008 Anwälte Mahnbescheidanträge nur noch in elelektronischer Form anbringen dürfen.

Geldbewegungen ins Mandantenkonto...

Getreu dem bereits erwähnten Grundsatz, dass tatsächliche (finanzielle) Zu- und Abflüsse im Mandantenkontenmodul gebucht werden müssen, wird nach der automatischen Wiedervorlagenerfassung bzw. Vorgangsprotokollierung die Gerichtskostenausgabe für den Mahnbescheid auf den Ausgabezeitpunkt gebucht. Diese "externe" Kostenentstehung schlägt als in der Mandantenbuchhaltung eingegebener Buchungssatz wiederum - wie bereits die Teilzahlung - automatisiert auf alle Buchhaltungssysteme durch: im Mandantenkonto wird eine Belastung im referatsspezifischen Auslagenkonto verfügt, im Finanzkonto das Aufwandskonto "Auslagen" (oder als echtes Finanzkonto bei durchlaufende-Posten-Modell) und im Forderungskonto die Position "verzinsliche Kosten" bedient; zu der letzteren Position ist anzumerken, daá die tatsächliche Verzinsung freilich grundsätzlich erst dann von dem Anwender per Programmbefehl ausgelöst werden kann, wenn der Erlass des Vollstreckungsbescheids feststeht.

Weiter mit dem Vollstreckungsbescheid...

Ist nach der beim Mahngericht beantragten Zustellung des Mahnbescheids das Vollstreckungsbescheid-Antragsformular vom Amtsgericht übermittelt worden, so ergänzt der anwaltliche Anwender seine Stammdaten mit dem nunmehr Aktenzeichen des Mahnbescheids (und ggf. der konkreten Adresse des Mahngerichts) zwecks späterer Platzhalterverwertung und verfügt per Programmautomatik die 14-Tage-Wiedervorlage für die Beantragung des Vollstreckungsbescheids. Ist keine fristgerechte Schuldnerzahlung eingegangen, so wird nach den gleichen Prinzipien wie beim Mahnbescheid - jedoch bezüglich der Abwicklung völlig problemlos - der Vollstreckungsbescheid mit den maßgeblich berechneten Daten bedruckt und verbucht; stets setzt die Anwaltsbuchhaltung hier die auf den Beantragungstag berechneten Forderungskontoberechnungen automatisch ein. Softwarelösungen, welche den interaktiven, elektronischen Datenaustausch mit dem Mahngericht über das Internet durchgängig unterstützen, können den Vollstreckungsbescheidantrag - wie auch in der Folge noch als Papierdokumente beschriebene Massnahmenverfügungen - vollständig elektronisch abwickeln.

Weitere Massnahmen der Zwangsvollstreckung...

Wurde auch der Vollstreckungsbescheid vom Amtsgericht antragsgemäß erlassen und zugestellt, werden in das Forderungskonto die Titeldaten eingetragen (Platzhalterverwertung) und die Verzinsung der Mahnverfahrenskosten ab dem nunmehr bekannten Erlaßdatum für den Vollstreckungsbescheid in der Forderungsbuchhaltung verfügt werden. Zwangsvollstreckungsaufträge, Vorpfändungen, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Anträge auf Abgabe der eidesstattlichen Versicherung u.a. können nunmehr allesamt nach den geschilderten Grundsätzen per PULL-DOWN-Menü in chronologischer Reihenfolge in der Forderungskontenverwaltung angewählt, zeitpunktgenau berechnet, ausgedruckt und gebucht werden, ohne dass - ausgenommen beim Mahnbescheid - (amtliche) Formularvorgaben berücksichtigt werden müßten. In der Zwangsvollstreckungsphase wird jedem Massnahmendokument auf Knopfdruck ein Forderungskonto beigefügt, das die Dokumentsalden belegt. Keine Massnahme darf so - inklusive der per Computersteuerung verfügten Erstellung von Mehrfach-Laserausdrucken - mehr als einige Minuten in Anspruch nehmen.

Der Abschluß des Inkassomandats...

Sind alle VollstreckungsMassnahmen wegen Vermögenslosigkeit des Schuldners fehlgeschlagen, so rechnet der Anwalt auf Knopfdruck mit dem Mandanten ab: er läßt das System zur Erstattung durch den Mandanten einen sofort verfügbaren Gesamtkostenausdruck inklusive der angefallenen Mehrwertsteuer sowie eine Forderungskontoübersicht über die zeitbezogene Gesamtschuld des Schuldner erstellen. Gleichzeitig wird er einen Textbaustein aktivieren, der den Mandanten darauf hinweist, dass sich eine Wiedervorlage der Angelegenheit kurz vor Ablauf der Zinsverjährung (Vollstreckungsversuch unterbricht Verjährung!) empfiehlt, wenn nicht zwischenzeitlich positive Erkenntnisse zur Vermögenssituation des Schuldners aufkommen. Neue Buchhaltungssysteme erlauben die modulare Auslagerung bzw. vorübergehende "Stillegung" der gesamten, wiederaufnahmefähigen Buchhaltungsdaten, bevor die Mandatsdaten den Ablagen zugeordnet wird.

Mindestanforderungen für die Finanzbuchhaltung...

In den klassischen Bereichen der Finanzbuchhaltung muß ein Anwaltsprogramm freilich alle jederzeit für den anwaltlichen Anwender zugänglichen Übersichten bzw. Listungen zur Betrachtung und Druckdarstellung bieten, so etwa für das Sachkonten-Journal, die Saldenbilanz, die USt-Voranmeldung, die Sachkontenblätter und die Einnahmen-Überschußrechnung; Beschränkungen auf beliebige zeitliche Auschnitte, Konten und Mandatsspezifika (Referate) sind Voraussetzung einer effektiven Sachstandsanzeige auch innerhalb eines laufenden Monats. Daneben hat die Software ein entsprechendes Leistungsangebot im Mandantenkontenbereich zu eröffnen: Mandantenkontenblätter für jede Registernummer sowie eine (referatsspezifische) Übersicht über alle oder Mandantenkonten aus einer vorwählbaren Mandatsanlagenzeit und die offene-Posten-Liste für entsprechende Mandantenkonten sollten unverzichtbare Bestandteile einer transparenten EDV-Anwaltsbuchhaltung sein. Auch hier können leistungsfähige Programme noch mehr bieten: Checklisten für die Vorgehensweise bei Zwischen- und Jahresabschlüssen mit Eintragungswegweiser für die offiziellen Steuerformulare, integrierte Betriebsausgaben-ABC's, Integraleditoren für Steuermerkdaten, Umsatzsteuer- und Jahresreorganisationsautomatiken, mehrwertsteuerschlüsselfreie Buchungsintelligenz nach Kontenvorwahl (Wahrscheinlichkeitsvorgaben) sind nur einige Ausstattungsmerkmale von Programmen, die hier noch einen Schritt weiter gehen, um die Buchhaltung in der Anwaltskanzlei auf einen "einfachen Nenner" zu bringen.

 Fest steht, dass in vielen Kanzleien Buchhaltungsaufgaben "nebenbei" erledigt werden müssen. Auch müssen Kanzleimitarbeiter einen ständigen Wechsel zwischen ihren Aufgabenbereichen praktizieren. Die EDV-Buchhaltung des Anwalts darf also nicht "Spezialisten" vorbehalten bleiben, sondern muss einfach und transparent bedienbar sein. Die ständig fortschreitende Einbeziehung des Anwalts in die Kanzlei-EDV - nicht nur weil der Bürochef auch ohne Mitarbeiterhilfe seine Einnahmenverhältnisse sichten können will - unterstreicht diese Forderung. Software, die z.B. nur umständlich zwischen Eingabemasken für Mandanten- und Finanzkontenbuchungen umschalten läßt und die Beiziehung schriftlich fixierter Unterlagen - so etwa Buchungsschlüsseltabellen - fordert, erfüllt diese Anforderung nur unzureichend. Der Anwalt ist also gut beraten, vor der Anschaffung sein zukünftiges Buchhaltungssystem sorgfältig selbst in Augenschein zu nehmen, um keine unliebsamen Überraschungen zu erleben. Dabei sollte er als Erwerber eines empfehlenswerten integrierten Anwaltskomplettsystemes auch auf weitere Schnittstellen der EDV-Buchhaltung zur übrigen Software achten: beispielsweise sollte das integrierte Gebührenberechnungsprogramm bei der Erstellung von Abrechnungen die ausweisbare Verrechnung von (aus der Aktenbuchhaltung importierten) Mandantenguthaben und Restverbindlichkeiten sowie freilich die (in die Aktenbuchhaltung exportierte) Sollstellung der neu abgerechneten Honorare unter Beachtung der Mehrwertsteuerproblematik bei vorsteuerabzugsberechtigter Mandantschaft beherrschen. Auch ist heutzutage selbstverständlich, dass man Schuldnerforderungen im Forderungskonto der sich fortwährend verändernden Dynamik des EZB-Zinssatzes unterworfen können muss, wobei der Anwender zwischen 5% und 8% Prozentpunken (privat/gewerblich) über EZB-Zinssatz wählen können sollte; durch die sich stets ändernden EZB-Zinssätze hat die Software freilich auch eine einfache Möglichkeit der Zinssatzaktualisierung zu bieten.

Fazit und Ausblick...

Wird bislang in Kanzleien zuweilen noch mit Insellösungen (Textverarbeitung/ Datenbank/ Terminkalender) gearbeitet, so muss konsequenterweise der nächste Schritt eine Gesamtlösung mit komplettem Buchhaltungssystem sein. Zugegeben, die Hemmschwelle zur Einführung solcher nicht "locker mitschleifbaren", weil zwangsläufig periodisch bedienungsbedürftigen Softwaresysteme ist hoch. Dennoch lohnt das Ziel den Aufwand allemal, und zwar auch für junge Kanzleien. Letztere legen nicht nur das Fundament für eine zukunftsorientierte Kanzleiverwaltung; eine gute Kanzlei-EDV kann gerade hier auch logistische Funktionen erfüllen. Dem Verfasser gegenüber hat ein junger Anwalt dies einmal etwa dergestalt formuliert: "Die praxisorientierten Hintergründe, die mir in der juristischen Ausbildung etwa im Gebührenrecht, der Zwangsvollstreckung und der Buchhaltung nicht vermittelt wurden, hat mir meine Anwaltssoftware transparent gemacht!".

 Aber auch der etablierte Anwalt ist nicht nur deshalb mit einer EDV-Buchhaltung gut beraten, weil er alle Buchhaltungsdaten vor Ort einsehen kann und damit die noch immer von vielen Anwalten praktizierte "Außer-Haus-Buchhaltung" unnötig macht; auch ist dem fortschreitenden Kostendruck am effektivsten wohl nur über eine durchgängige EDV-Organisationsstruktur zu begegnen. Der Verfasser wagt zu behaupten, dass beispielsweise Anträge auf Abgabe der eidesstattlichen Versicherung für eine Anwaltskanzlei manuell im Regelfalle nicht mehr kostendeckend zu erstellen sind. Die verständlicherweise zu Gunsten des Schuldners bestehende Streitwertobergrenze führt zu dem Ergebnis, dass der Anwalt nach der Devise "Mischkalkulation" hier einfach "draufzahlt", wenn er nicht EDV-gesteuert vollstreckt. Wenn man sich zudem die automatisierte Versorgung des buchhalterischen Hintergrundes betrachtet, dann kann man sich ausrechnen, dass es nur eine Frage kurzer Zeit ist, bis die Konkurrenzfähigkeit und der stete Kostendruck wachstumsorientierten Kanzleien keine tatsächliche Entscheidungsfreiheit bei der Frage der EDV-Einführung in der Kanzleibuchhaltung mehr lässt.

 

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